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月次決算作成のポイント

月次決算作成の4つのポイント

月次決算を作成するための4つのポイントは以下のとおりです。
1.従来の月次試算表をタイムリーに作成する
2.完璧を追求しない
3.減価償却費を概算計上する
4.理想は在庫全品の月次棚卸
以下、それぞれについて見ていきましょう。

1.従来の月次試算表をタイムリーに作成する

まずは、月次試算表をタイムリーに作成することを目指しましょう。
月次試算表を早く正確に作成することが月次決算の近道です。

そこで、当月分の月次試算表を翌月5日までに完成させるなど、予め明確な目標を設定しましょう。
目標となる期日が決まれば、そこから逆算して前倒しで行うべき仕事が決まっていきます。

いつまでに経費精算を完了させるかとか、仕訳は毎日必ず入力するとか一つ一つ見直すことができます。

例えば、経費精算の処理を月末にまとめて行っていては、月次試算表の作成が遅くなってしまいます。
そこで、20日締めでまとめて経費精算を行ってしまいます。

また、経費精算の早期化には経理部門だけではなく、営業部門など他の部署を巻き込んで会社全体で取り組まないと実現できません。
是非、経営者が率先して範を示し、社員一丸となって早期化に取り組みましょう。

2.完璧を追求しない

正確な月次試算表を作成することと、完璧な月次試算表を作成することは同じではありません。
完璧を目指すあまり、月次試算表の作成及び月次決算が遅れてしまっては本末転倒です。

正式な会計処理は年次決算で行いますので、月次決算では細かい話にはこだわらないでください。

経営者の意思決定を左右する重要なものは何かという観点で、月次決算で行うべき優先順位を決めていってください。
私見では、下記の減価償却費の計上と月次棚卸は必須と考えています。

3.減価償却費を概算計上する

経営状況の芳しくない中小企業ほど、月次で減価償却費を計上していません。
そして、年次決算で利益が多く出そうと判明すると減価償却費を計上します。
反対に、減価償却費を計上すると赤字に転落しそうだと判明すると、減価償却費の計上を見送るという異常な会計処理を目にします。

このような利益調整は法人税法上、問題ありません。
なぜなら、税務当局としては黒字として申告してもらえれば、税金を徴収することができるからです。

経営者としては決算書の見栄えを良くしたいのかもしれません。
しかし、自分で自分の首を絞めていることに早く気付いてほしいものです。

減価償却費を計上する償却性資産が事業上必要であるならば、今後、資産の買い替えや大規模な修繕など、大きな投資が必要であると見込まれています。
そのためには、手元に1円でも多くのお金が必要です。
余計な税金を納めている場合ではありません。

最新の高性能な設備投資や長く使い続けるための改良投資を行わないと、どんどん会社の競争力は落ちていきます。
減価償却費を計上することで手元にお金を残すことができ、次の投資への原資とすることができます。

法人税法のルールは税務当局が税金を徴収するためのルールであって、あなたの会社を成長させるためのルールではありません。

会計のルールに従い、減価償却費をきちんと計上することで、会社経営の実態を把握することができます。
そのためにも、月次で減価償却費を概算計上してください。

月次で減価償却を計上しないと、毎月の月次決算では黒字なのに、年次決算では減価償却費の計上により赤字に陥る現象が起きてします。
信頼できない月次決算は、経営の意思決定を誤らせてしまうため大変有害ですので、毎月、減価償却費を概算計上しましょう。

4.理想は在庫全品の月次棚卸

月次決算を行うためには、月次棚卸を行う必要があります。
理想は在庫全品の月次棚卸です。
しかし、理想を追求しようとしますと、タイムリーな月次決算の実現が遠のきます。

あくまで、在庫全品の月次棚卸は理想です。
技術的・物理的に実施可能な会社ならば、実施すべきです。
どうしても難しい会社の場合は、可能な範囲で月次棚卸を実施してください。

一つの方法は、対象となる在庫を限定させてしまうのです。
例えば、ABC分析を行いますと約2割の品目数の在庫が棚卸資産の約8割の金額を占めていることが分かります。
この金額的に重要な在庫をAランクとします。
Aランクの在庫のみを重点的に月次棚卸を行うことはできそうではないでしょうか?

Aランク以外の在庫につきましては、帳簿棚卸を実施します。
帳簿棚卸とは、在庫の入出庫記録から、理論的に月末時点で何個在庫があるかを計算することです。

この月次棚卸を実施することで、売上総利益が実態にかなり近づきます。
反対に、月次棚卸を実施していない会社の月次の売上総利益はかなりいい加減なものだと考えてください。

今月製造したものを今月販売したのか、去年から在庫として持っていたものがやっと今月販売できたのかによって、売上総利益の意味合いは異なってきます。

完璧ではなくても、タイムリーに経営に有益な情報を提供するために、是非、月次決算に取り組んでください。

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