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小さな会社の縦割り組織

小さな会社なのに縦割り組織?

縦割り組織と聞きますと、官公庁や大企業の話のように思えます。

しかし、小さな会社であっても、縦割り組織になってしまうことが多々あります。

父ちゃん母ちゃん経営のような個人事業であっても縦割りになってしまいます。

むしろ父ちゃん母ちゃん経営の方が縦割りになりやすいかもしれません。

家族経営の小規模企業や個人事業は、四六時中、互いに顔を見合わせています。

そのため、一見しますと、コミュニケーションを取る機会が多いように思えますが、仕事が終わった後も一緒に過ごすため、却って面と向かって仕事の話をすることを避ける傾向にあります。

ここでいう「仕事の話」とは、相手にとって耳の痛い話です。

どうしても注意しておかないといけない件、改善してほしい件、お客様からいただいたクレームの件、仕事上のトラブルの件など、話し始めるとお互いの空気が悪くなってしまうような話題です。

このような話題を避け続けてしまいますと、事業は決してうまくいきません。

社内が変にギスギスしてしまいますし、一向に仕事の質も改善しません。

コミュニケーションには相互チェックの役割がある

経営の行き詰った家族経営の会社に訪問してお話を伺いますと、得意先や商品の話は社長が行い、数字に関する経理の話になると奥様が登場するパターンがあります。

良く言えば役割分担なのでしょうが、社長自身も会社の数字を把握したうえで自分の言葉で話せないと、支援する側として不安になります。

また、奥様は必ずしも経理が得意とは限りません。

一般的に男性より女性の方が細かいところに気付き、帳簿を付ける作業も得意と思われているかもしれません。

しかし、人の得意不得意はそれぞれですので、奥様だからといって無条件に経理を担当させるのは如何なものかと思います。

例えば、社長は経理に無関心で、奥様は経理が苦手だとしたら、正しい帳簿を付けることはできず、意図せず虚偽の決算をしてしまうこともあります。

今、自分の会社の売上はいくらで、利益はどのくらいか、現預金の残高はどの程度か、A社への支払はいつか、B銀行の返済はいつかといった情報は、お互いに共有しておくべきではないでしょうか。

小規模企業は全体像を把握しやすい規模です。

会社を代表する社長でなくても、全体像を把握できる環境にあります。

従って、お互いに情報を共有することで、役割分担をしながらも認識のすり合わせは容易に行うことができるはずです。

認識のすり合わせができていれば、お互いの誤りをチェックし合い、早期に間違いを発見し、修正することができます。

そのためにも日頃からのコミュニケーションが欠かせません。

定期的に話し合うことをルール化する

家族経営の会社は定期的に話し合うことが苦手です。

いつでも話し合うことのできる環境にあるため、話し合うことをついつい先延ばしにしてしまい、結局、いつまで経っても話し合わない会社が多くあります。

本来、会社は決算書を取締役と株主に承認してもらう必要があります。

しかし、家族経営の中小企業において、株主総会は形骸化していますし、取締役の承認も形式的なものです。

折角、年1回、一年間の実績を総括する機会であるにもかかわらず、話し合いが行われません。

ここで、少なくとも年1回はきちんと話し合おうとルール化してもあまり意味がありません。

年1回ですと、毎年恒例のイベントのようになってしまい、形骸化してしまうリスクが高まります。

そこで、膝を突き合わせて話し合うことを習慣化するためのルール化が必要となります。

具体的には、月1回、若しくは、週1回話し合うことをルール化します。

一定規模の会社になりますと、キーパーソンが一堂に会するための日程調整に苦労しますので、月1回でも構いません。

一方、小規模な会社であれば、週1回話し合うことを定例化することができます。

集まって何を話し合ったら良いかといいますと、この一週間の報告と来週の予定の共有です。

たったこれだけで構いません。

メールやチャットではなく、実際に会って一週間の報告と来週の予定を共有するだけで、色々な事に話が及びます。

なぜなら、一週間の報告はPDCAサイクルでいうところのC(チェック)とA(アクション)に該当します。
また、来週の予定はP(プラン)に該当します。

この話し合いを毎週実施しますと、一年間で52回も話し合うことができます。
従って、一年間で52回もPDCAサイクルを回すことができます。

PDCAサイクルが機能する会社は強くなりますので、定期的に話し合うことをルール化してみてはいかがでしょうか。

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