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商品在庫は現金と同じ

現金は金庫に入れて厳重管理

会社の現金は通常、厳重に管理されています。

その日の残高を金種ごとに数えて、担当者と上長の確認印を押して金庫に保管する等、会社によって方法は違えど、きちんと管理しています。

現金をきちんと管理できない会社は、あらゆる点で管理が甘くなってしまいますので、会社経営を行う第一歩として現金管理は非常に重要です。

また、現金はお金をどうしても必要としている人からすると、魔が差して不正を行ってしまう可能性があるものでもあります。

従って、ほぼすべての会社で現金はきちんと管理されています。

商品在庫も現金が変化したもの

現金に関しては、どの会社もきちんと管理しようとするのですが、現金を使って購入したものに関しては、現金ほどきちんと管理しようとしません。

例えば、商品在庫。

決算のために商品在庫の実地棚卸をする会社は多いため、年に1回か2回しか実施しない会社がほとんどではないでしょうか。

その実地棚卸によって、帳簿の在庫金額と実際の在庫金額が異なる場合、その差異原因をきちんと調査していますでしょうか。

差異が発生する原因は以下のように様々です。

・入荷時点の数量や金額データの誤り及び不正
・出荷時点の数量や金額データの誤り及び不正
・振替や返品処理の誤り及び不正
・売価変更や廃棄処理の誤り及び不正
・商品の窃盗や紛失
・そもそも期首時点の数量や金額データの誤り及び不正

差異原因のほとんどは上記のように誤りや不正によるものです。

しかも、期末の実地棚卸時点の誤りや不正というよりも、期中の日々の業務の中で起きている誤りや不正が大半です。

このように考えますと、実地棚卸は差異の金額を確定するために行うものであり、その差異は期中の日々の業務で発生しているものと整理できます。

商品在庫を現金と同じように考えますと、日々の業務を見直さない限り、実地棚卸での差異金額は減りそうにありませんね。

継続記録法と実地棚卸法

在庫管理における計算方法には継続記録法と棚卸計算法の二つがあります。

継続記録法とは、継続的に棚卸資産の受け入れや払い出しを帳簿に記録する方法です。

そのため、帳簿上、常にあるべき在庫(理論在庫)が記録されるので、実地棚卸を行った際に差異金額を把握することができます。

一方、棚卸計算法は受け入れの記録は行うものの、払い出しの記録は行わない方法です。

そのため、期末に実地棚卸を行い、期末の在庫量を確定してはじめて、当期の払い出し数量を差額で確定させることができます。

事務手続き量の点では、継続記録法の方が圧倒的に煩雑ですが、あるべき在庫と実在庫を比較することができるため、経営管理上、継続記録法の方が優れています。

貯蔵品のように金額的重要性に乏しいものは、棚卸計算法で構いませんが、商品在庫に関しては継続記録法の方が望ましいです。

面倒でも継続記録法

経営の苦しい中小企業の中には、商品在庫にも拘らず、面倒な事務手続きを忌避して棚卸計算法を採用している所も見受けられます。

でも、おかしいですよね。

経営が苦しいからこそ、継続記録法を採用すべきですね。

継続記録法を採用することで初めて、実地棚卸の際、差異金額を確定させることができます。

差異金額を把握しないことには、商品在庫に関してどれだけ誤りや不正があるか調べようもありません。

つまり、継続記録法を行わないことは、穴の開いたバケツで水をすくうようなもので、従業員の誤りや不正を促していると言っても過言ではありません。

また、継続記録法と実地棚卸を組み合わせることで、社内に良い緊張感が生まれます。

そして、差異原因を調べることで、日々の業務をどのように改善すれば誤りや不正を防げるのかという次のステップに進むことができます。

面倒と感じるかもしれませんが、商品在庫も現金と同じと考えることさえできれば、面倒などと言っている場合ではありません。

商品在庫をきちんと販売して代金を回収しないことには、会社経営は続きませんので、商品在庫も現金と思ってきちんと管理しましょう。

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