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内部統制と事業承継

内部統制とは

内部統制というと、法令順守(コンプライアンス)のイメージが強いかもしれません。

確かに事業活動に関わる法令順守も一つの目的ですが、他に3つも目的があります。

他の3つとは、業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、資産の保全です。

業務の有効性及び効率性とは、事業活動の目的の達成のため、顧客情報のデータベースを作成して情報を共有したり、業務を標準化して作業工数を短縮したりすることです。

財務報告の信頼性とは、決算書作成に至るまでの業務内容やプロセスを明確にすることを通じて、決算書などの財務情報の信頼性を確保することです。

資産の保全とは、資産を取得し、使用し、処分する一連の流れについて、正当な手続及び承認の下に行われることです。

とてもざっくりと説明しましたが、これら4つの目的はいずれも事業活動を継続するためには不可欠です。

内部統制が確立されていますか?

内部統制は上場企業だけのものではありません。

報告が義務付けられているか否かではなく、事業活動を行うために不可欠なものですので、積極的に行わなければなりません。

そのため、非上場の中小企業であっても、内部統制と無縁ではいられません。

最初の法令遵守に関しては、例えば、食品を扱っていれば、食品衛生法や食品表示法などがあるように、各々の業界で適用される法令等があります。

最近では全ての法人に適用されるマイナンバー法を遵守しなければなりません。

法令遵守は事業活動を行うための大前提ですので、遵守しないという選択肢はありません。

法令遵守以外の業務の有効性及び効率性、財務報告の信頼性、資産の保全は、会社の成長を促進するものです。
以下、それぞれについて見ていきましょう。

業務の有効性及び効率性

業務の有効性を向上させるためには、社内の業務を透明にし、情報を共有することが挙げられます。

例えば、顧客情報をデータベース化することで、イチ営業担当者しか知らなかった情報を社内の共有財産へと昇華させることができます。

社内の共有財産となれば、ある顧客に対して同じ属性の顧客(年齢、性別、家族構成、所得、嗜好など)に好評の商品やサービスを提案できます。

あるいは、自社の顧客動向を俯瞰でとらえることができ、顧客の嗜好の変化にいち早く気付けます。

また、当該営業担当者が退職したり、異動したりしても、社内の共有財産となっていますので、次の営業担当者が引き継ぎやすくなります。

業務の効率性を向上させるためには、業務の標準化、マニュアル化が挙げられます。

マニュアルは最低限、実施すべきことをまとめます。

このマニュアルを正しく実行することによって、品質の下限を高くすることができます。

また、マニュアルを整備する過程で熟練作業員のコツを社内で共有することができ、全体の底上げにも効果を発揮します。

財務報告の信頼性

経営者は決算書、試算表や資金繰り表などに基づき、将来の計画を立案していきます。

当然、現場の肌感覚も非常に重要ですが、数値に置き換えていかないと、計画の実行管理を行えません。

そのため、将来を検討する拠り所として過去情報である決算書などの財務情報は非常に重要です。

一年前の決算書は、あなたの会社が一年間頑張ってきたことが蓄積されて、数字として表現されています。
つまり、過去の実力です。

過去の実力を踏まえないと将来の計画がただの夢物語になってしまいます。

ここで、仮に、過去の実力を過大評価していたらどうなりますでしょうか。

実際の売上高が7千万円にも拘らず、1億円と粉飾決算したとします(3千万円の架空売上)。

前期の売上高を1億円と公表していますので、当期は前期の1.5倍の1億5千万円を目標売上高に掲げたとします。

しかし、実力からいえば、当期の目標は前期の2倍以上になっています。

ウソの事実に基づいて、当期の経営判断をしてしまいますと、当然ながら実現することはありません。

しかも厄介なことに、一度ウソをついてしまいますと、ウソの上塗りを重ねてしまい、当期の売上が9千万円であったとしても1億5千万円の売上を達成したと偽りたくなってしまいます(今度は6千万円の架空売上)。

以上は極端な例ですが、一度、対外的にウソの公表をしてしまいますと、中々後戻りができません。

そして、経営者主導で行うウソの公表だけが粉飾決算ではありません。

あまりにも厳しい販売ノルマや複雑な会計処理が行われたり、あるいは従業員自身が金銭的に欠乏したりしますと、従業員による不正と虚偽の報告が行われる場合があります。

従業員からの虚偽の報告を見抜けないと、不正による損害はもとより、経営者は誤った経営判断をしてしまいます。

正しい情報が経営者に届くような仕組みの構築が不可欠です。

資産の保全

資産を購入する際には慎重に検討される方が多いです。

一方、すでに購入した資産を十分に活用しているかとなると、ちょっと疑問ですね。

10年間使うつもりで買った機械が、3年後には埃をかぶっている、なんてことないでしょうか。

また、いつまで経っても処分できない資産はありませんでしょうか。
いつか役に立つ時が来ると思って、持ち続けていても、いざ役に立ったという人の話を聞くことはありません。

皆さんは、持ち続けた資産がいざという時に役立った、という話を聞いたことありますでしょうか。

いざという時には、その時、最新の機能を備えたモノの方が良いのではないでしょうか。
諸々の規格や法令も変化しますし、顧客のニーズも変化していますので。

十分に活用できていない資産は、活用度合いを高めることを検討するとともに、どうしても活用頻度が増えないのであれば、早期に手放しては如何でしょうか。

活用頻度が低いものは内製化にこだわらず、外注も検討してください。

内部統制が確立された会社は事業承継もスムーズ

ここまで、内部統制を概観してきました。

内部統制は企業の事業活動を円滑に適切に行うために不可欠なものです。
従って、会社として、組織として内部統制が確立し、適切に運用されているのならば、事業承継もスムーズに行えることは容易に想像つくと思います。

例えば、法務、業務、財務、資産の保全について、経営者に情報が集まる仕組みが確立されていれば、後継者が事業を承継しても、同様に情報が集まりますよね。

事業承継を検討するならば、社内の体制として内部統制を確立することが、事業承継の近道です。

会社の内部統制も承継されますので、杜撰な内部統制は早期に改善しましょう。

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